搬寫字樓要注意什麼?

臨近年尾,要搬公司?咁大件事,點算好呢?搬文件、搬電腦、搬傢俬、改地址,樣樣都要諗,上網搵攻略,卻大多語焉不詳,用處不大。不過看完以下這篇,相信你的疑問就可迎刃而解!

 

策劃篇:

規劃新Office,確定搬遷日程

1. 規劃新Office,確定搬遷日程
在搬遷之前要現場瞭解新Office的結構,為所有同事重新規劃工作區域,確定水電是否暢通,是否需要裝修(例如重新佈局電線或電話線路),是否需要採購工作傢俬等。

  • 對於公司搬遷而言,電話和網絡的搬遷是最重要的問題之一,務必事先聯絡電訊公司預約辦理,定下具體日子。
  • 規劃好的工作區域最好進行編號並標記,這樣搬運時就不易出現混亂

 

2. 熟悉新Office周圍環境,為同事提供出行建議
如果新Office距離舊位址較遠,則最好對周圍進行考察,包括車站、銀行、餐飲等,幫助大家更快適應新的環境。

 

3. 對文件資料進行精簡和整理,統計裝箱數量。
文件資料如果不加整理就全部裝箱搬走,不但增加不必要的開支,亦容易造成混亂。所以最好先在公司範圍內進行一次全面的文件清理,不需要的可以銷毀,較少使用的可以先歸類裝箱,日常使用的文件物品等才在正式搬遷的前一天裝箱。

  • 资料整理最好在正式搬遷的一周或更早之前進行,紙箱最好由公司統一購置,這樣可以準確地估算出所需的箱數,對所需費用亦可心中有數。

 

4. 預約搬屋公司,取得報價
有許多朋友以為搬屋公司只要知道公司面積就可以報價,並時常因此引發誤會甚至糾紛。其實,專業搬屋公司大都是根據箱數和體積來計價的,所以要事先做好整理工作。

  • 最好選擇提供二手設備買賣和清場服務的搬屋公司,例如美高搬屋公司

 

5. 同管理處做好溝通,確保電梯運作正常
由於寫字樓的電梯可能會不定期進行維護,為免影響搬屋,最好事先諮詢管理處,避免在檢修電梯的日子搬遷。

 

6. 提前通知公司客戶搬遷計劃以及新址啟用時間

  • 如果電話號碼要更改,一定要在通知中寫明新的公司電話及啟用時間

 

 

實戰篇:

在搬遷的前一天要妥善完成所有物品的打包,留意在紙箱上寫上內容及號碼並註明所屬工作區域。

1. 在搬遷的前一天要妥善完成所有物品的打包,留意在紙箱上寫上內容及號碼並註明所屬工作區域。

  • 辦公桌玻璃下的私人相片最好提前取出,以免遺失。
  • 每個紙箱最好存放少於25磅的物品,以免發生意外。
  • 如有易碎物品,須在物品周圍放一些較為柔軟的物品(如咕順等)及在箱外註明。
  • 電腦MON面貼在紙箱方向,可加多一些報紙作保護之用,並將舊衣物一併放入以保安全。
  • 如果須搬運辦公桌或書櫃、雪櫃,最好先將其騰空,然後用膠帶密封。

 

2. 搬運當天,須預先安排工作人員在新寫字樓等候搬運人員並指示物品的正確擺放位置。

  • 若有易碎或需要特別處理的物品,須於開始搬運前通知搬運人員。
  • 在開始搬運前先點算箱數,並在搬運人員離開前再次點算箱數及檢查易碎物品是否正常。

 

3. 確認所有物品到位後,優先安裝電話機、傳真機及電腦網絡,盡快恢復公司對外聯絡,並進入工作狀態。

 

 

後續篇:

更改證照位址與通訊位址

1. 保潔清場
房東往往要求清空單位恢復原狀,保潔工作當然不可馬虎,否則被房東call返做清潔,就太失禮啦。

  • 如果人手不足,不妨委託提供專業清場服務的美高搬屋處理,免除後顧之憂

 

2. 更改證照位址與通訊位址
以下幾個連接是經常要用到的,這些更改會需要一定時間,所以可在搬遷日程確定後就著手進行:

*就算事先有通知客戶,亦難免會有郵件投遞至舊位址,所以務必與舊管理處保持良好溝通,以免錯過重要郵件,或可選擇香港郵政「郵件轉遞服務」

 

3. 廢棄用品處置
需要棄置的傢俬或需要拆除的大型物件,將被視為建築廢料,須棄置於垃圾堆填區內,否則會有遭到檢控的風險。

 

看到這裡,您是否感覺豁然開朗呢?搬office對於一間公司來講確實十分重要,如果搬得唔好,可能怨氣沖天,麻煩不斷。但如果企劃得當,同專業的搬屋公司配合,則可以事半功倍,提升士氣與工作效率。祝大家搬遷愉快!

4 thoughts on “搬寫字樓要注意什麼?

  1. We need to move below from TST Miramar Tower to Kwun Tong BEA Tower:
    – 15 boxes of documents
    – 1 copier
    – 1 55″ LCD TV
    – 1 Meeting Table
    – 3 High filing cabinet (wood) around 210cm tall
    – 1 office chair
    – 2 office desk (dismantled into wood)

    Please quote, need take action on Aug 3 and need 15 carton boxes

  2. 你好,想查詢是否可免費上門報價?我司於27/2前搬,地址:沙田科學園科技道西8號203室,品管工程有限公司 時間:星期一至五:09:00-1:00,下午:2:00-6:00,星期六:09:00-1:00,聯絡電話:2635 2268 謝謝

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